Każdy z nas, prędzej czy później, staje przed wyzwaniem napisania listu. Może to być list miłosny, zaproszenie na imprezę lub formalna korespondencja. Jeśli nigdy wcześniej nie musiałeś sięgać po pióro (lub klawiaturę), nie martw się – mamy dla Ciebie kilka wskazówek, które sprawią, że Twoje pismo będzie wyglądać jak dzieło sztuki! Zaczynajmy.
Wybór formy listu
Na początek musisz zdecydować, jaką formę listu chcesz napisać. Nie chodzi tylko o to, czy będzie to list ręczny, czy elektroniczny, ale o styl, w jakim się wyrażasz. Czy jest to list formalny, czy może nieformalny? W zależności od odbiorcy, wybór odpowiedniej formy może zadecydować o sukcesie (lub porażce) całego przedsięwzięcia.
Jeśli piszesz do szefa, np. z prośbą o wolne, musisz zachować odpowiednią powagę i nie przesadzać z emocjami. W takim przypadku list formalny to obowiązek. Z kolei list do przyjaciela, w którym opowiadasz o swoich ostatnich przygodach, może być pełen żartów i luzu. Warto więc rozważyć, kim jest Twój odbiorca i dostosować ton pisma.
Również długość listu jest istotna. Chcesz napisać krótki, treściwy komunikat? A może rozwinąć temat do niekończącej się epopei? W obu przypadkach, pamiętaj, że im krótszy i bardziej zwięzły list, tym lepiej. Nikt nie lubi czytać kilkustronicowych elaboratów, jeśli nie są one absolutnie niezbędne!
Zaczynamy od przywitania
Przywitanie to pierwsza rzecz, którą Twój odbiorca zobaczy. Dlatego warto zadbać o to, by od razu wiedział, że jesteś osobą uprzejmą i pełną szacunku. W przypadku listu formalnego, najlepszym rozwiązaniem będzie użycie tradycyjnego “Szanowny Panie/Pani”, zwracając uwagę na poprawność gramatyczną. W końcu pisanie z błędami to jak wchodzenie na bal w piżamie – po prostu nie wypada!
W liście nieformalnym możesz pozwolić sobie na nieco więcej luzu. Zamiast nudnego “Drogi/Droga [Imię]” użyj czegoś bardziej kreatywnego, jak “Hej [Imię], co słychać?” – to sprawi, że Twój list będzie bardziej osobisty i naturalny. Pamiętaj, że w takich przypadkach ważne jest, by utrzymać lekki ton – przecież nie chcesz brzmieć jak robot!
A jeśli ktoś Ci bliski? Wtedy możesz sięgnąć po prawdziwą magię słów. “Kochany/Kochana”, “Mój drogi przyjacielu”, “Moja najdroższa”, takie zwroty wywołają uśmiech na twarzy odbiorcy. Ale pamiętaj, by nie przesadzić z przesłodzeniem – niech będzie to szczere i autentyczne przywitanie.
Co dalej? Właściwa treść listu
Treść listu to prawdziwe wyzwanie. W końcu to, co napiszesz, ma być zarówno zrozumiałe, jak i interesujące. Jeśli piszesz do przyjaciela, możesz opisać swoje ostatnie przeżycia, przemyślenia, wspomnienia – pamiętaj tylko, by nie zanudzić go na śmierć! Jeśli masz coś ważnego do przekazania, staraj się być jak najbardziej konkretny, a unikać zbędnych dygresji.
W przypadku listu formalnego, postaraj się zachować profesjonalizm i precyzyjność. Skoro list ma być o czymś konkretnym, to nie czas na rozważania nad życiem, wszechświatem i wszystkim, co nas otacza. Każdy akapit powinien dotyczyć jednej myśli, by odbiorca nie poczuł się zagubiony. Jeśli twój list dotyczy jakiegoś zapytania lub prośby, upewnij się, że jest wyrażona w sposób jasny i uprzejmy.
Nie zapomnij o zakończeniu – jeśli list jest nieformalny, możesz zakończyć go żartem czy jakimś zabawnym zdaniem, które rozbawi odbiorcę. W formalnym piśmie natomiast warto podsumować najważniejsze informacje i, w razie potrzeby, dodać stosowne wyrażenie wdzięczności, jak np. “Z poważaniem” lub “Z wyrazami szacunku”.
Zakończenie – jak nie popełnić gafy
Ostatni krok to zakończenie listu. Wiele osób myśli, że to kwestia jedynie podpisania się, ale to nie takie proste! Zakończenie powinno być spójne z tonem całego listu. Jeśli w środku dominowały emocje, zakończ list równie emocjonalnie. W przypadku listów formalnych zakończenie musi być rzeczowe i odpowiednie do tematu. Nie przesadzaj z pożegnaniem – “Całuję” to może być zbyt intymne, gdy piszesz do szefa. Zamiast tego, użyj “Z poważaniem” lub “Serdecznie pozdrawiam”.
Aby uniknąć gafy, pamiętaj, że na końcu listu nie pisz niczego, czego potem mogłabyś/mógłbyś żałować. Przykładem takiego błędu może być zakończenie pełne obietnic, które nie mają szans na realizację. Zatem, jeśli nie planujesz kolejnego spotkania, nie pisz “Do zobaczenia wkrótce” – chyba że na pewno chcesz się spotkać!
Jeśli jesteś osobą, która łatwo się emocjonuje, lepiej przemyśl kilka razy swoje zakończenie. Może się okazać, że zamiast “Buziaki!” wystarczy “Z pozdrowieniami”. Używaj zakończeń, które odpowiadają Twojemu stylowi i relacji z odbiorcą.